KI-gestütztes Rechnungsverarbeitungssystem

Projektbeschreibung

Ausgangspunkt für die Entwicklung war die Herausforderung, Rechnungen aus unterschiedlichen Quellen effizient zu erfassen, korrekt abzulegen und manuelle Verwaltungsaufwände deutlich zu reduzieren. Durch die manuelle Verarbeitung, Umbenennung, Archivierung und Übertragung von Rechnungsdaten in Buchhaltungs- oder Excel-Systeme entstehen viele repetitive Arbeitsschritte und Fehlerquellen.

So habe ich ein automatisiertes Rechnungsverarbeitungssystem zur digitalen Erfassung, Analyse und strukturierten Ablage von Eingangsrechnungen erstellt. Die Lösung kombiniert ein eigenes Frontend mit Workflow-Automatisierung über n8n sowie KI-gestützter Dokumentenanalyse.

Das System ermöglicht die Verarbeitung von Rechnungen auf zwei unterschiedlichen Wegen: Einerseits über einen manuellen Upload von PDF- oder Bilddateien im Dashboard, andererseits vollautomatisch über ein definiertes E-Mail-Postfach, dessen eingehende Rechnungen im Hintergrund verarbeitet werden.

Die KI liest die Inhalte der Rechnungen automatisiert aus und extrahiert relevante Daten wie Rechnungsdatum, Beträge, Unternehmen, Kategorien oder Zahlungsinformationen. Anschliessend werden die Daten strukturiert in Excel- oder ein Buchhaltungssysteme übertragen. Zusätzlich werden die Dokumente automatisiert nach definierten Regeln umbenannt und in einer klaren Ordnerstruktur archiviert.

Je nach Einsatzbereich wurden unterschiedliche Ausbaustufen umgesetzt. Ich habe diese Lösung für die Firma Danho BP und mit zusätzlichen Automatisierungs- und Verwaltungsfunktionen für meine eigene Infrastruktur erstellt.

Schwerpunkte

• Automatisierte Datenverarbeitung mittels n8n, PostgreSQL Datenbank
• Auslesen von gescannten Dokumenten mittels KI
• Automatisierte Weiterverarbeitung und Ablage